Acessar documentos do condomínio é um direito do condômino, entre tantos outros.

Ser síndico vai além de simplesmente ter habilidades de gestão; é crucial ter um conhecimento profundo das responsabilidades que a função exige.

Uma dessas responsabilidades primordiais é a gestão dos bens e obrigações do condomínio.

Nesse contexto, uma gestão eficiente de documentos no condomínio se torna essencial, pois proporciona ao síndico acesso rápido e fácil às informações necessárias para o seu dia a dia.

A quantidade massiva de documentos gerados anualmente pelo condomínio enfatiza a importância da gestão documental.

Ademais, toda a documentação das gestões anteriores também fica sob a responsabilidade do síndico atual.

Uma gestão adequada não só auxilia na organização, mas também demonstra transparência na administração e contribui para o cumprimento correto das obrigações legais.

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Direitos do Condômino: Utilizando a Legislação e as Normas do Condomínio a seu favor

A administração de condomínio é uma tarefa desafiadora, considerando sua natureza coletiva, que engloba tanto áreas comuns quanto privativas, além de serviços e espaços de lazer.

Diante de tantas rotinas condominiais, é natural que os condôminos tenham dúvidas sobre diversos aspectos.

Conforme a legislação é obrigação do síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando solicitado.

Também é sua obrigação manter toda a documentação relativa ao condomínio arquivada por, no mínimo, cinco anos para possíveis verificações contábeis.

Portanto, os condôminos têm o direito de acessar qualquer documento do condomínio, uma vez que o síndico é apenas um representante da coletividade.

Na prática, muitos síndicos estabelecem procedimentos para que os condôminos solicitem acesso aos documentos.

Uma prática comum é agendar um horário para que o condômino possa analisar os documentos solicitados.

Após a análise, os documentos permanecem sob a guarda do síndico, já que este é legalmente responsável por mantê-los arquivados.

É importante o condômino saber distinguir entre solicitar acesso aos documentos do condomínio e solicitar prestação de contas.

Isso porque o síndico não é obrigado a prestar contas individualmente aos condôminos, deve fazê-lo durante a Assembleia Geral Ordinária – AGO ou em casos excepcionais.

Portanto, não há motivo para os condôminos temerem solicitar acesso aos documentos, muito menos o síndico dificultar ou negar o acesso.

Tal atitude por parte do síndico pode até mesmo ser interpretada como um alerta de possível má gestão condominial, criando preocupações entre os condôminos.

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Os membros do Conselho Consultivo/Fiscal também têm o direito de acessar os documento do condomínio, ressaltando a importância da transparência na gestão condominial.

Muitos síndicos adotam uma postura equivocada em relação à documentação do condomínio, comportando-se como se fossem os proprietários do prédio.

Essa mentalidade resulta frequentemente na criação de barreiras que dificultam a colaboração e a participação dos condôminos no ambiente condominial.

Como consequência desse comportamento, as assembleias condominiais frequentemente enfrentam baixos quóruns, prejudicando o processo decisório e a representatividade dos moradores.

Quando os condôminos têm acesso aos documentos do condomínio, é possível acompanhar de perto as decisões e políticas adotadas pela administração condominial.

Portanto, é importante que os condôminos estejam cientes de seus direitos em relação aos documentos do condomínio e ajam de forma proativa para garantir esse acesso.

Isso porque, ao se envolver ativamente na gestão condominial e utilizar a legislação e as normas do condomínio a seu favor, os condôminos podem contribuir para uma comunidade mais harmoniosa e bem gerida, evitando prejuízos.

Ainda sobre gestão condominial, a legislação permite que o síndico transfira total ou parcialmente seus poderes de representação ou funções administrativas a terceiros.

Porém há necessidade de aprovação em assembleia, a menos que a convenção estipule o contrário.

Ao entender seus direitos, os condôminos podem se empoderar e contribuir de maneira significativa para o bom funcionamento do condomínio.

Isso envolve não apenas estar ciente das leis e normas internas, mas também saber como aplicá-los em situações específicas que possam surgir no dia a dia condominial.

Quando todos os envolvidos têm acesso às informações relevantes e podem participar ativamente do processo decisório, as decisões tomadas refletem melhor os interesses coletivos.

Ao fazerem isso, estão não apenas protegendo seus próprios interesses, mas também contribuindo para a construção de uma comunidade condominial mais unida.

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Simone Gonçalves, Advogada Especialista em Direito Imobiliário e Condominial