Dentre as diversas competências de um síndico está a de guardar a documentação relativa ao condomínio.

Mensalmente um condomínio gera diversos documentos, os quais devem ser guardados e exibidos quando necessário, como por exemplo, na prestação de contas.

A inexistência de uma gestão documental adequada dificulta o controle e acesso a informações importantes.

Já uma boa organização dos documentos condominiais demonstra transparência na gestão e traz maior segurança aos condôminos.

Desta forma é dever do síndico adotar práticas que assegurem o controle, a guarda/manutenção e a destinação correta dos documentos condominiais.

Controle, Guarda e Destinação dos Documentos Condominiais

Cada vez mais a gestão de documentos é de extrema relevância para os condomínios.

No entanto, é importante não confundir administrar documentos com acúmulo desordenado de documentação.

A gestão de documentos em um condomínio visa garantir que as informações do prédio estejam facilmente disponíveis e sejam localizadas de forma rápida.

Isso significa que é preciso planejar e utilizar métodos que possibilitem acessar a informação ou documentação desejada em tempo hábil.

Independente do tamanho do seu condomínio, sempre haverá documentação a ser arquivada.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Para facilitar a organização, podemos classificar a documentação condominial em Básica, Contábil e dos Funcionários. Veja:

– Controle de Documentos: É preciso ficar muito atento ao controle de entrada e saída de documentos. Quando tratar-se de caso de fiscalização, por exemplo, uma alternativa simples a fim de proteger o síndico quanto a sua responsabilidade é guardar o protocolo da entrega dos documentos, que deverão estar listados. Atualmente, grande parte dos condomínios contrata uma administradora para gerir e organizar sua documentação.

– Guarda de Documentos: Diante do grande volume de documentos gerados por um condomínio é necessário conhecer os prazos legais de guarda. A tecnologia também tem sido uma grande aliada, pois já é possível acessar as principais informações via online, como atas, convenção condominial, regimento interno, e ainda fazer downloads, dentre outras. Ainda assim a guarda e a conservação dos documentos continuam sendo responsabilidade do síndico.

– Destinação de Documentos: Antes de dar destino aos documentos, seja para arquivo ou eliminação, é necessário rigorosa avaliação, sempre observando os prazos legais. A gestão de documentos não trata apenas da guarda, pois ela visa melhorar o fluxo de informações, de forma ágil e segura. Por isso, recomenda-se, que antes da eliminação de qualquer documento seja elaborado um “Termo de Eliminação de Documentos” onde conste a lista dos documentos eliminados e o número de controle de eliminação documental.

Importante: embora alguns documentos tenham prazos legais quanto ao seu tempo de guarda, outros são considerados patrimônio do condomínio, como, por exemplo, as plantas do prédio, que devem ser mantidas em arquivo permanentemente.

Assim, gestão de documentos é de grande importância não só para os médios e grandes condomínios, como também para os pequenos.

Veja que, quando houver a troca de gestão condominial, o atual gestor será o responsável pela transição tanto dos documentos quanto do patrimônio físico de sua gestão.

Há casos em que o condomínio opta por deixar os documentos com uma administradora, no entanto, apesar de facilitar a vida do síndico, não tira a responsabilidade deste.

Já em outros, o síndico prefere a guarda pessoal dos documentos condominiais.

Neste caso, é fundamental que os documentos sejam guardados em um local de acesso restrito do condomínio, não sendo recomendável ao síndico utilizar sua própria unidade.

Ainda, caso o condomínio venha a ser condenado em ação judicial em razão do síndico não possuir documentos que deveria guardar, este poderá vir a ser responsabilizado pelo prejuízo que causar.

Neste sentido, nossa legislação é clara, o síndico é o responsável pela guarda e conservação dos documentos do condomínio, independente deste ser administrado por terceiro ou não.

Como vimos, a gestão de documentos é essencial no condomínio, pois além de auxiliar na organização e transparência, também garante cumprimento de obrigações legais.

E, consequentemente, preserva o patrimônio e a história do condomínio, evitando também penalidades em casos de fiscalização por órgãos competentes e garantindo ainda provas em casos de ações judiciais.

Por isso é dever do síndico proteger a integridade e segurança dos arquivos do condomínio.

Condômino pode ter acesso aos documentos do Condomínio?

A ordem constitucional vigente reconhece o direito à informação como um direito fundamental do cidadão, porquanto é resultado do estado democrático, como dispõe o art. 5º, XIV, da CFRB.

Daí o direito do condômino requerer acesso aos documentos condominiais que entender necessários ao exercício pleno dos direitos reconhecidos constitucionalmente.

Veja decisão sobre o tema:

“APELAÇÃO CÍVEL. CONDOMÍNIO EDILÍCIO. AÇÃO DE EXIBIÇÃO DE DOCUMENTOS. SENTENÇA DE PROCEDÊNCIA. INCOMFORMISMO DA RÉ. Legitimidade passiva do síndico, e não do condomínio na exibitória – item 14 da Edição nº 68 da Jurisprudência em Teses do E. STJ, de 19/10/2016. Manifesta resistência à pretensão autoral. É atribuição do síndico o dever de guarda e apresentação dos documentos referentes à administração do condomínio aos condôminos interessados, conforme dispõe o art. 22 da Lei nº 4591/64. Condôminos que tem direito a ter acesso aos documentos requeridos. Recusa injustificada. Precedentes deste Tribunal. Manutenção da sentença. Honorários majorados, na forma do art. 85, §11, do CPC. RECURSO CONHECIDO E DESPROVIDO, nos termos do voto da Desembargadora Relatora.

(0017705-68.2021.8.19.0002 – APELAÇÃO. Des(a). LEILA SANTOS LOPES – Julgamento: 07/02/2023 – DÉCIMA QUINTA CÂMARA CÍVEL, TJRJ) 

O condômino tem interesse e legitimidade para acessar os documentos referentes à administração do condomínio.

Isso porque lhe é assistido o direito de acompanhar e fiscalizar, nos termos da lei e da convenção, a higidez da situação jurídica e econômica do ente condominial.

Além disso, os documentos condominiais são decorrentes de relação jurídica existente entre condômino e condomínio e, portanto, lhes são comuns.

Em caso de dúvidas, procure um advogado especialista em direito imobiliário de sua confiança para entender seus direitos.

O advogado especialista conhece os detalhes técnicos da área imobiliária e condominial e tem a prática necessária para uma atuação segura do que pode e não pode ser feito em cada caso.

Portanto, ele vai direto ao ponto e agiliza os procedimentos necessários.

PRECISA DE ASSESSORIA PARA QUESTÕES CONDOMINIAIS, COMPRAR, VENDER OU ALUGAR SEU IMÓVEL? TEM OUTRAS DÚVIDAS OU PRECISA DE MAIS DETALHES? 

Agende sua consulta online e utilize os benefícios de nossos serviços para o seu caso clicando AQUI.

Para descobrir mais conteúdos siga meu perfil no Instagram: @simonegoncalves.com.br

Simone Gonçalves, Advogada Especialista em Direito Imobiliário e Condominial